Gestire i documenti in ambito tecnico e industriale

Il regolamento eIDAS, Electronic Identification Authentication and Trust Services, normativa dell’Unione europea che stabilisce il quadro giuridico per l’identificazione elettronica sicura all’interno dell’UE, definisce il documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva” e indica i requisiti standard per l’identificazione, la firma elettronica e la conservazione digitale dei dati. Pertanto, un “documento elettronico” può essere costituito da qualsiasi file, come file di testo, immagini, file audio, video, fogli elettronici, disegni tecnici, e-mail, etc.

Ogni funzione aziendale utilizza documenti di tipo diverso e con varie tipologie, ma la gestione documentale dei reparti tecnici e produttivi è caratterizzata da una notevole complessità e da una varietà di documenti tecnici estremamente variegata, come specifiche tecniche e disegni tecnici (CAD 2D e 3D), documentazione e codici software, schemi elettrici, gestione e manutenzione dei macchinari e dei prodotti venduti, registrazione multimediali di eventi, e così via. Per queste ragioni, oltre ai sistemi generici di Document Management (DMS), pensati principalmente per gestire documenti testuali, si utilizzano anche sistemi specializzati per gestire varie funzioni.

L’Engineering Document Management (EDMS) è il processo di organizzazione e archiviazione dei documenti di ingegneria (file CAD, disegni, progetti, documenti tecnici e documenti di comunicazione). Una gestione efficace dei documenti di ingegneria è essenziale per mantenere l’accuratezza e l’integrità dei dati e può anche contribuire a migliorare i flussi di lavoro e la produttività.

I software di Engineering Document Management possono essere utilizzati nei principali comparti produttivi per automatizzare vari aspetti dei processi, come la creazione, l’archiviazione e il recupero dei documenti, contribuendo a migliorare l’efficienza e a ridurre i costi.

La recente introduzione dei motori di intelligenza artificiale (AI) ha reso possibili tecniche avanzate di analisi dei contenuti dei documenti, come il Deep-OCR, uno sviluppo recente delle tecniche originali di riconoscimento dei testi (OCR – Optical Character Reading) che sfrutta la potenza dei motori di AI generativa, del deep learning e delle reti neurali per migliorare l’accuratezza e la robustezza del riconoscimento del testo. I modelli Deep-OCR possono imparare a riconoscere il testo in diversi font (anche scritti a mano), dimensioni e layout, classificare e indicizzare i documenti in funzione dei contenuti, sulla base di regole prestabilite, e li possono importare automaticamente nei sistemi di gestione della documentazione.

Applicazioni nel settore Edile

Oltre ai reparti di progettazione delle aziende manifatturiere, anche nel settore edile (AEC, Architecture, Engineering, and Construction) è opportuno disporre di un EDMS ben organizzato ed efficiente per consegnare i progetti in tempo e nel rispetto del budget, per evitare penali e contrattempi.

Un EDMS può aiutare le aziende a tenere traccia dei documenti di progetto e dei cantieri, gestire il controllo delle varianti dei progetti e garantire che tutti i membri del team abbiano accesso alle ultime versioni di disegni e specifiche, e può anche essere utilizzato per archiviare altre informazioni come dettagli di contratti, verbali di riunione e rapporti sullo stato di avanzamento, garantendo che tutta la documentazione sia facilmente accessibile e condivisibile con le persone interessate.

Tra il 60% e il 70% degli imprenditori edili non ha ancora affrontato la digitalizzazione, anche perché il settore AEC è frammentato, specialmente nei grandi progetti dove la catena di consulenti, appaltatori, subappaltatori e specialisti è molto complessa.

Secondo McKinsey, la trasformazione digitale nel settore AEC può produrre aumenti di produttività tra il 14% e il 15%, e riduzioni dei costi del 4%-6%.

Anche i moderni software BIM (Building Information Management) rappresentano un’evoluzione significativa rispetto ai tradizionali disegni CAD e un modo per riunire efficacemente documenti di diversa natura: amministrativa, tecnica e operativa. Mentre il CAD può riprodurre immagini in 2D e 3D, la tecnologia BIM offre un “gemello digitale” completo (Digital Twin) dell’intera struttura, che può essere adattato e perfezionato nell’ambito del processo di progettazione, e poi usato per nelle fasi costruttive e nella gestione dell’edificio una vota completato.

Gestione del ciclo di vita dei prodotti (PLM)

Il Product Lifecycle Management (PLM) è il processo strategico con cui si gestisce l’intero ciclo di vita di un prodotto dall’ideazione iniziale e dallo sviluppo al servizio e allo smaltimento: la gestione di tutto ciò che concerne un prodotto, dall’inizio alla fine.

Un Software PLM è una soluzione che gestisce tutte le informazioni e i processi in ogni fase del ciclo di vita di un prodotto o di un servizio nelle supply chain globalizzate. Questo include i dati relativi ad articoli, parti, prodotti, documenti, requisiti, ordini di modifica tecnica, flussi di lavoro, qualità, manutenzione, etc.

Il software PLM moderno può diventare il punto di partenza per la trasformazione del business in quanto offre una piattaforma digitale che registra tutte le informazioni relative ai prodotti aziendali, per uno sviluppo olistico dei prodotti e una strategia di gestione ottimizzata della supply chain. Quando i processi aziendali sono allineati con il software PLM su un’unica piattaforma, è possibile unificare la gestione dei prodotti con il business planning e l’esecuzione della supply chain per accelerare le innovazioni e migliorare la modalità di progettazione, produzione, manutenzione e servizio dei prodotti.

Evoluzione del PLM

Il PLM iniziò negli anni ’80 con le prime soluzioni di sviluppo dei prodotti e la creazione di software di Computer-Aided Design (CAD) e Computer-Aided Enginnering (CAE). Per gestire, distribuire, trovare e riutilizzare grandi file CAD fu introdotto il Product Data Management (PDM). Prima del 1990, le soluzioni PDM (o PLM 1.0) erano incentrate su CAD e focalizzate quasi interamente sulla gestione di documenti o file CAD. Questa situazione si è rapidamente estesa alla gestione della Distinta Base (Bill of Materials – BOM) e degli Engineering Change Processes (ECO), ma è rimasta concentrata esclusivamente sullo sviluppo dei prodotti.

Negli anni ‘90, è stato introdotto il software PLM 2.0, con un livello di funzionalità di sicurezza e collaborazione in grado di supportare molte funzioni durante tutto il ciclo di vita dei prodotti, tra cui quality planning, manufacturing, product compliance, product costing e per gestire problematiche al di là dello sviluppo di base dei prodotti.

Dopo il 2000 è nata la terza generazione di software PLM 3.0, incentrata sui lanci dei prodotti e con nuove funzionalità all’interno del ciclo di vita, come innovation e requirement management, e connessioni migliorate con la produzione a valle, i processi di supply chain e i processi di commercializzazione.

Attualmente, il software più moderno è il PLM 4.0, che si può anche basare sul modello Software as a Service (SaaS), ed è incentrato principalmente sulle tecnologie abilitanti di Industria 4.0 e 5.0, sulla supply chain e sui clienti. Grazie al PLM 4.0, le aziende possono creare e monitorare un Digital Thread che connette i Big Data provenienti dalle macchine e dagli impianti (Internet of Things e Digital Twin), dai prodotti venduti e dai clienti (tramite il Monitoraggio Social e il CRM).

Il Digital Thread è una piattaforma dati collaborativa che unisce tutti gli elementi dell’azienda e i dati per ottenere una visione olistica dei dati fisici e digitali di un prodotto durante tutto il ciclo di vita. Inizia nelle prime fasi di ideazione e progettazione e prosegue attraverso la produzione, la supply chain e il servizio, fornendo un flusso di dati continuo e controllato tra sistemi aziendali, processi, partner e ecosistemi.

Il risultato è un’innovazione più rapida, un processo decisionale migliore, un time-to-market più veloce, una riduzione dei costi e un miglioramento della qualità dei prodotti.

Nota: L’acronimo EDMS è anche utilizzato nell’accezione più generica di Electronic Document Management System, piattaforma software che gestisce in modo elettronico la creazione, la memorizzazione e il controllo dei documenti.