ELO Digital Office: un sistema ECM internazionale radicato nel mercato italiano

“Essere un player internazionale che si relaziona direttamente con i grandi vendor globali è un grande vantaggio anche per tutti i nostri clienti italiani, e la nostra base clienti lo dimostra”. Così Vito Intini, managing director della filiale italiana della multinazionale tedesca ELO Digital Office, che dopo dieci anni di presenza nel nostro Paese inizia a essere una realtà riconosciuta nel mercato italiano delle soluzioni di Enterprise Content Management (d’ora in poi anche ECM, ndr) con oltre 150 clienti all’attivo in tutti i settori e di tutte le dimensioni. Artefice dei traguardi fin qui raggiunti è proprio il manager da noi intervistato, un informatico con la passione, non a caso, per le gare di maratona di lunga durata, con il quale abbiamo scambiato diverse riflessioni sulla situazione del digitale nel mercato italiano.

Qual è lo scenario della digitalizzazione delle aziende in Italia?

Attualmente lo scenario è piuttosto variegato, abbiamo realtà aziendali medio grandi dove la percezione del bisogno di digitalizzazione è chiaro e in parte già affrontato. Nelle realtà più dinamiche e attente la digitalizzazione è stata recepita come un fattore strategico per aumentare la competitività sul mercato, ridurre i costi di gestione e produzione interna e al contempo per innalzare la qualità del servizio per tutti i clienti dell’impresa.

Nella maggioranza delle aziende la digitalizzazione ha iniziato a muovere i primi passi in quelle aree aziendali nelle quali si è sentita l’effettiva necessità di modernizzare i processi perché era necessario rispondere a importanti cambiamenti di mercato, ma i benefici sulle restanti aree sono ancora un cantiere aperto, tutto da implementare e sviluppare.

Nelle aziende piccole occorre invece sensibilizzare ulteriormente gli imprenditori sulla necessità di apportare questo cambio, soprattutto culturale, e vedere la digitalizzazione non legata unicamente ai singoli documenti, ma ampliata agli interi processi aziendali.

Chi è ELO Digital Office a livello mondiale?

ELO Digital Office è una multinazionale tedesca del software nata commercialmente nel 1998 da sempre focalizzata sullo sviluppo di soluzioni ECM e per la gestione documentale. Ma la storia dell’azienda è ben più radicata nel passato poiché ELO Digital Office nasce all’interno dello storico gruppo tedesco Louis Leitz, che prende il nome dalla persona che nell’800 a Stoccarda inventò e brevettò il raccoglitore per archiviare documenti cartacei, ancora oggi molto utilizzato. In questa realtà nel 1996 emerse l’idea di realizzare un Raccoglitore Elettronico e da questo progetto due anni dopo si avviò la commercializzazione della soluzione attraverso ELO Digital Office che ha iniziato a crescere fin da subito espandendosi a livello internazionale.

Nonostante questo repentino successo, ELO Digital Office è rimasta ancora oggi un’azienda a controllo famigliare guidata da un imprenditore, Karl Heinz Mosbach, con solide convinzioni su come si deve muovere un player del software che vuole connotarsi sul mercato per serietà, affidabilità e qualità e che vuole dare una garanzia di futuro a clienti e a partner. Valori che sono stati trasmessi al figlio, Nils Mosbach, di 34 anni e che dopo una gavetta iniziata 10 anni fa come semplice programmatore, nel 2022 è entrato nel Consiglio di Amministrazione della società come responsabile dello sviluppo del software ELO ECM Suite.

Ci può dare qualche informazione in più anche sulla vostra presenza internazionale?

Oggi a livello globale siamo una realtà con un fatturato intorno ai 100 milioni di euro, con circa 900 dipendenti di cui 600 sono in Germania dove ancora oggi vengono realizzati tutti i processi di ricerca, sviluppo e programmazione. Non è mai stato esternalizzato nulla in altri Paesi.

Abbiamo filiali in Australia, America del Nord e del Sud, in Africa e naturalmente in molti Paesi europei. La Germania vale comunque ancora il 50% del fatturato.

ELO Digital Office predilige l’investimento nella crescita interna e nel canale e non ha mai fatto acquisizioni. Il 10% del fatturato negli ultimi anni è sempre stato destinato all’investimento in Ricerca e Sviluppo. La media su questa voce di investimento delle aziende ICT europee è il 5%, per quelle italiane si scende intorno al 2-3%.

Quali sono le caratteristiche peculiari della vostra offerta?

La nostra offerta commerciale oggi permette di portare la tecnologia più evoluta sia a grandi multinazionali che a piccole realtà che operano a livello nazionale, regionale o su scala più piccola, anche con pochi utenti operativi. La nostra soluzione è altamente scalabile e risulta molto competitiva nel prezzo. Chi sceglie ELO Digital Office investe in una piattaforma di ECM che dà garanzie di futuro assicurate dalla volontà e dalla fermezza dell’imprenditore a capo dell’azienda di essere sempre ai vertici del mercato.

La nostra offerta è chiara e trasparente fin da subito e i nostri clienti hanno una visione dell’investimento definito senza sorprese, non subiscono costi occulti che possono incidere al variare dei volumi dei dati trattati o dei moduli attivabili. Inoltre, punto non certo trascurabile è l’attenzione che poniamo all’analisi di ogni cliente e alle sue esigenze specifiche.

La nostra crescita in Italia è frutto dell’attenzione che poniamo nella gestione di ogni progetto e dalla fiducia che sappiamo consolidare con i nostri clienti finali che in molti ci riconosco ormai più un ruolo di partner che non di semplice fornitore.

Di fronte a un’offerta di mercato sempre più ricca, quali sono i fattori che determinano la qualità di una soluzione?

Prima di tutto una soluzione di qualità è data soprattutto da aziende che investono e credono da decenni nell’innovazione e nello sviluppo tecnologico. Solo un player internazionale con questa cultura e questo DNA come ELO Digital Office è in grado di dialogare con i maggiori produttori di software al mondo e arricchire la propria piattaforma con la migliore tecnologia che permette di dialogare sempre al meglio con tutte le soluzioni software delle terze parti. Non è da tutti avere connettori certificati con gli ambienti SAP, Microsoft, Oracle, Salesforce e molti altri player internazionali del mondo digitale di oggi.

Secondo fattore importante: la determinazione a voler implementare quelle soluzioni più avanzate che portano ai clienti un sicuro e tangibile valore aggiunto.

Ci può fare qualche esempio?

Tra le tante cose necessarie, in una soluzione ECM sono sicuramente determinanti due cose che invece spesso vengono trascurate: le capacità di ricerca e la sicurezza dei dati. Inoltre, con il nostro approccio alle verticalizzazioni marchiamo ancora più nettamente la differenza tra noi e i competitor.

Per quanto riguarda le capacità di ricerca, integriamo nelle nostre soluzioni la tecnologia Elastic Search, utilizzata dai più importanti protagonisti del mondo digitale come Amazon e Facebook. È una soluzione che aiuta molto a trovare le informazioni che il cliente cerca.

La parte di ricerca delle informazioni di una piattaforma ECM spesso non viene considerata in modo adeguato nella fase di selezione di queste soluzioni; generalmente si guarda al prezzo o a qualche altra funzionalità non così determinante. Questo perché erroneamente si pensa che il motore di ricerca sia una commodity che hanno tutti, ma non è così. Infatti, il tempo che ogni giorno una persona dedica alla ricerca delle informazioni utili per il suo lavoro, secondo alcune stime, arriva anche al 30%; un valore così alto invece, ai fini del miglioramento della produttività, deve portare a considerare questo elemento il più importante da ottimizzare. Invece molte aziende ancora oggi trascurano questo aspetto fondamentale.

A oggi non mi risulta, ma potrei sbagliarmi, che in Italia esista un’offerta di un player locale che integri la soluzione di Elastic Search. ELO Digital Office è sempre alla ricerca di tecnologie che affermate a livello mondiale possano portare un impatto importante nell’innovazione di prodotto.

E per quanto riguarda la sicurezza?

Tutte le nostre soluzioni, sia quelle on-premise che cloud, lavorano con dati crittografati a 256 bit. Inoltre, abbiamo adottato un sistema particolare di memorizzazione dei dati nel database sottostante l’applicazione. In pratica i dati memorizzati nei nostri database relazionali oltre, come detto, a essere tutti crittografati, sono anche ‘mischiati’. Ossia i campi e i record non hanno la classica struttura lineare e sequenziale, ma sono invece dispersi, mentre la logica di memorizzazione documentale è salvata a parte.

Se un hacker riesce a fare l’hardcopy del database e riesce anche a rompere la chiave di cifratura dei dati memorizzati, comunque davanti si troverà una tabella incomprensibile perché non riuscirà comunque a ricostruire il meccanismo di correlazione delle informazioni memorizzate e non può utilizzarle.

Alla selezione del software bisognerebbe dedicare più tempo… Una soluzione non sicura può bloccare un’azienda perché non si riescono più a emettere le fatture o i documenti di trasporto.

Un altro fattore importante per quanto riguarda la sicurezza è la gestione dell’accesso e del controllo della visibilità dei dati che nelle nostre soluzioni è gestito su più livelli grazie alle funzionalità ACL (access control list, ndr). Rispetto ad altri, la definizione degli accessi ai dati nelle nostre soluzioni è molto più granulare: noi arriviamo a dare l’accesso anche solo ad alcune parti o a singole parole del documento, mentre le altre vengono oscurate. Per esempio, nel caso di un contratto, si può oscurare anche solo il valore economico.

In altri sistemi l’accesso si gestisce solo con la classificazione dei profili aziendali che possono o no vedere determinati documenti, noi invece andiamo fino al singolo bit.

Il sistema è all’avanguardia anche sul fronte autenticazione. Infatti, è compatibile con tutti i sistemi definiti come ‘sistemi di autenticazione moderni’, come per esempio: OAuth, two factor authentication, AD, Azure AD e altri.

Molti oggi guardano con forte interesse al cloud. Qual è l’approccio di ELO Digital Office e che consigli date?

La piattaforma ELO ECM Suite è stata ideata e sviluppata per essere fruibile con ogni ambiente cloud, oggi il mercato è ancora limitato per gli alti costi legati all’utilizzo della memoria e dello spazio macchina, ma con il diminuire di questi prevediamo che la nostra soluzione in cloud avrà un peso sempre maggiore sul nostro business.

Il consiglio che diamo generalmente ai clienti è quello di valutare sempre qual è la via migliore da intraprendere sul lungo periodo tra il cloud e l’on-premise. Oggi il cloud sul lungo periodo è nella stragrande maggioranza dei casi un costo sempre crescente e che non potrà mai diminuire. L’investimento on-premise invece avrà quasi sicuramente sempre un costo iniziale maggiore, ma poi viene ammortizzato facilmente, spesso in breve tempo, e il costo nel tempo è più lineare e prevedibile.

Detto questo però, a nostro avviso prima di intraprendere la strada del cloud, secondo noi è necessario che ogni azienda abbia già compiuto in pieno la digitalizzazione e l’ottimizzazione dei suoi processi interni e delle sue infrastrutture. Andare in cloud senza aver trasformato la ‘carta’ in formato digitale vuol dire rischiare la creazione di nuovi silos nell’ambiente informativo dell’azienda che continuano a non comunicare con le altre applicazioni aziendali. Ed è per questo che per accelerare sulla digitalizzazione dei processi aziendali più tipici, ELO Digital Office propone le sue verticalizzazioni.

Dove intervenite con le vostre verticalizzazioni?

Le verticalizzazioni, che tra l’altro sono state introdotte da un’idea del figlio dell’attuale capo azienda Nils Mosbach, che ho già citato, sono utili per avviare il lavoro di implementazione in modo molto veloce. Stiamo infatti parlando di software preconfigurato che ingloba le procedure tipiche di un settore aziendale. Nel nostro portafoglio abbiamo una decina di verticalizzazioni, tra le quali: gestione contratti, ufficio HR, gestione dei visitatori, knowledge management per i nuovi dipendenti…

Quest’ultima, per esempio, aiuta i nuovi dipendenti a trovare in autonomia in modo intuitivo e veloce le informazioni aziendali utili per inserirsi nel nuovo contesto lavorativo, tagliando così la necessità di fare formazione interna… Nelle organizzazioni più tradizionali, molte informazioni che rappresentano il valore dell’azienda non sono un patrimonio acquisito comune, ma rimangono detenute dai dipendenti con maggiore anzianità aziendale e difficilmente queste vengono trasmesse in modo completo e adeguato ai nuovi arrivati.

Un’altra verticalizzazione interessante è poi ELO Meeting, ossia la gestione delle riunioni e degli incontri a qualsiasi livello, di top management come con clienti, partner o colleghi. Può per esempio servire anche per gestire tutta la parte di organizzazione delle assemblee degli azionisti di grandi aziende nelle fasi sia pre che post (convocazioni, comunicazioni, gestione delle deleghe, delle diverse tipologie di voto previste e molto altro). La soluzione alla fine della riunione presenta subito un verbale da sottoporre per approvazione.

Chi è invece ELO Digital Office Italia?

In Italia siamo una realtà di 10 dipendenti di cui 8 tecnici di affiancamento ai partner per la realizzazione dei progetti. Quando siamo partiti 10 anni fa eravamo in 2. Lavoriamo con un modello completamente ‘home office’ con tre poli concentrati nel nord Italia su Milano, Torino e Bolzano; abbiamo l’obiettivo di attivare una presenza anche su Roma e nel Sud Italia. Abbiamo attivi oltre 150 clienti che appartengono a tutti i settori: dalla sanità alla grande distribuzione all’industria nell’ambito automotive, alimentare e altri, ai centri di ricerca. Tra i nomi posso citare Colussi, Enervit, Arcelor Mittal e il Dicastero della Comunicazione dello Stato del Vaticano (vedi più sotto); abbiamo poi anche aziende più piccole con 20 o 30 postazioni attive. Il nostro compito primario oggi è però quello di supportare i partner e far crescere il canale.

Quali sono le novità per gli operatori del canale?

I nostri partner con la versione ELO 23 avranno a disposizione un nuovo ambiente di sviluppo – ELO Flows – in grado di verticalizzare con tempi contenuti e con alta affidabilità ogni possibile richiesta specifica da parte dei clienti finali. Questa offerta si aggiunge alle già disponibili Business Solution, ossia le nostre verticalizzazioni preconfigurate.

Qual è l’identikit del vostro partner ideale?

Abbiamo partner di diverse tipologie: aziende piccole che vogliono avere un prodotto su cui far crescere la propria attività e che quindi deve dare una garanzia di continuità per molti anni, ‘a prova di futuro’ come dico sempre, e queste realtà chiedono anche una presenza attiva in Italia dello sviluppatore della soluzione. Inoltre, lavoriamo con importanti player che invece vogliono arricchire un portafoglio d’offerta già ampio di soluzioni a cui aggiungere sempre nuovo valore da portare ai clienti finali. A oggi abbiamo 27 partner, naturalmente vogliamo aumentare questo numero, ma anche la qualità dell’interlocuzione con loro.

Come sta andando il 2023, primo anno realmente post-Covid?

Il 2023 si è confermato un anno di crescita e soddisfazione, non nascondiamo che l’ultimo trimestre dell’anno sarà ulteriormente interessante in termini di nuovi progetti che ci vedranno coinvolti. Nel post Covid notiamo che è rimasta alta una certa ‘euforia’ sulla tematica digitale in generale, c’è interesse e curiosità, ma nonostante questo clima positivo il passaggio a investimenti concreti è ancora bloccato forse dalla paura di sbagliare.

Quali novità e quali progetti avete invece per il 2024?

Nel 2024 continueremo sui trend di crescita del 2023 con l’arrivo di nuovi clienti finali. In aggiunta si affiancherà il potenziamento della struttura italiana di ELO Digital Office, con l’arrivo di altre due persone: un consulente e un tecnico. Saremo più vicini alle aziende con incontri diretti organizzati dai partner in piacevoli serate dedicate ad approfondire i temi della digitalizzazione dei flussi aziendali, non tralasciando però anche gli aspetti ludici e di socializzazione.

Garantire un’informazione autorevole a livello globale

Per lo Stato della Città del Vaticano, uno dei più piccoli al mondo, ma con l’esigenza di una presenza riconosciuta come autorevole a livello globale, la comunicazione è una delle attività primarie ed essenziali. Un compito che richiede capacità di gestire il flusso di informazioni e anche i processi di archiviazione, l’accessibilità ai documenti e strumenti di ricerca efficaci su quanto già pubblicato.

Il Dicastero vaticano per la Comunicazione per adempiere al meglio a questa sua missione si è quindi dotato della soluzione ECM di ELO Digital Office implementata su oltre 250 postazioni di lavoro. “Si sono affidati a noi per la grande flessibilità del nostro sistema nel gestire in sicurezza i flussi di informazione e poter verificare l’attendibilità delle notizie in base ai precedenti archiviati – racconta Vito Intini, managing director di ELO Digital Office Italia. Oggi è molto facile scoprire quando un’informazione che viene data non è precisa, mentre sicuramente i media vaticani hanno esigenze di reputazione della massima importanza da salvaguardare”.

Una seconda caratteristica è il fatto che il Dicastero comunica con tutto il mondo e, infatti, lavora con oltre 40 lingue diverse tutte supportate dalla soluzione del vendor. Inoltre: “Non vengono trattati solo testi scritti, articoli digitali e pagine web prodotti dalle redazioni di Vaticannews, Radio Vaticana e L’Osservatore Romano – spiega sempre Intini – ma anche clip audio e video, diffusi sulle varie piattaforme social. Il sistema di ELO Digital Office permette di gestire l’archiviazione di tutto questo materiale multimediale, di catalogarlo e indicizzarlo con dei tag che ne facilitano la ricerca dei contenuti”.