Gestione documentale: l’anno di una nuova nascita

L’entrata in vigore delle nuove Linee Guida AgID sul Documento Informatico apre alla possibilità di cogliere appieno i benefici della digitalizzazione.

La web conference Documento Digitale organizzata da Soiel International nelle scorse settimane è stata la prima occasione pubblica che ha messo a confronto regolatori, aziende dell’offerta e soggetti della domanda di mercato dopo l’entrata in vigore definitiva delle nuove Linee Guida elaborate da AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, come previsto nella proroga inserita nella determinazione n. 371/2021 del 17 maggio 2021. È questo un tema importante non ancora conosciuto da tutte le aziende coinvolte, ossia tutti i soggetti economici pubblici e privati che operano nel nostro Paese. Certo, perché le nuove Linee Guida si applicano dall’inizio dell’anno a tutte le diverse tipologie di documenti, siano esse generate da Pubbliche Amministrazioni, ma anche dalle aziende private. Oggi l’obbligo non è così cogente come dovrebbe essere, e come lo è stato il GDPR, poiché per l’ambito soprattutto privato non sono previste sanzioni di alcuna tipologia, ma questo non vuol dire che le nuove regole possono essere disattese. C’è infatti da ricordare che rispondendo a un’interpellanza l’AgID ha chiarito che: “Tutti i documenti che sono stati formati digitalmente mantengono la loro integrità e capacità probatoria solo se sono stati archiviati digitalmente in un sistema di conservazione a norma”.

Possiamo quindi considerare il 2022 come l’anno di una ‘nuova nascita’ per i documenti digitali e quindi per tutto quello che concerne la loro gestione, archiviazione e conservazione. Perciò al centro dell’evento è stato messo proprio questa importante novità, e ai fini di delineare oggi lo stato dell’arte della gestione documentale e della conservazione digitale riteniamo utile ripercorrere proprio le tematiche che sono state condivise dai relatori durante questo webinar.

Cosa sta succedendo?

Il 1° gennaio è passato e sono entrate in vigore sia le Linee Guida sul documento informatico sia il Regolamento sui servizi di conservazione. Le Linee Guida mirano a rafforzare la centralità e il valore strategico che la funzione documentale riveste nelle varie organizzazioni, sia pubbliche che private, in quanto il sistema di gestione informatica dei documenti rappresenta lo strumento indispensabile a ogni organismo. A circa tre mesi da questa data strategica cosa sta succedendo nel mondo sia pubblico che privato? A questa cruciale domanda ha dato una esaustiva risposta Patrizia Gentili, Responsabile del servizio Documentale e modelli di marcatura di AgID, che ha abbracciato sia le Linee Guida sia la normativa sulla conservazione dei documenti. Nell’intervento è stato sottolineato la centralità del valore strategico dei documenti, che grazie a questa normativa acquisiscono valenza ‘erga omnes’ e carattere di vincolatività. Ma non solo, le nuove regole intendono anche semplificare la gestione e la conservazione dei documenti, oltre che dare attuazione al dispositivo CAD (Codice Amministrazione Digitale).

La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti, dalla produzione alla conservazione. In quest’ottica sono state adottate e pubblicate le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. Le Linee Guida, che si estendono con sei allegati tecnici, sono state emanate dopo avere seguito la procedura conforme alle indicazioni dell’art. 71 “Regole tecniche” del CAD e hanno il duplice scopo di: aggiornare le regole tecniche in vigore fino al 2021 sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014; fornire una cornice unica di regolamentazione per le regole tecniche e le circolari in materia, in coerenza con le discipline dei Beni culturali. I documenti pubblicati sono stati realizzati da un gruppo di lavoro costituito da AgID e da esperti del settore.

La normativa contiene anche strumenti di aiuto alla digitalizzazione delle organizzazioni che la adottano. Un esempio è il Contrassegno elettronico che serve, tra l’altro, a identificare il documento cartaceo. Poi c’è tutto il discorso sui metadati (Allegato 5), che ha trovato anche attuazione in una ricerca tramite questionario sulla documentazione amministrativa con il contributo di comuni e aziende della Regione Veneto, che vuole essere uno spaccato sullo stato della digitalizzazione. Gentili si è poi anche soffermata sullo ‘scarto digitale’, di cui all’Allegato 6 che individua i punti di ambiguità incontrati nella adozione delle Linee Guida, e sul Regolamento di attuazione che contiene tra l’altro principi importanti come quello sull’istituto dell’accreditamento da parte degli operatori interessati.

L’intervento è stato inoltre arricchito da due sondaggi istantanei realizzati con il pubblico del webinar. Il primo: “Il vostro ente si è adeguato alle nuove Linee Guida? Ebbene il 33% ha dichiarato di averlo fatto, il 25% non ancora ma lo farà entro l’estate, il 19% entro l’anno e il 23% entro il 2023. Sono indicazioni che riflettono grosso modo il punto di vista di AgID. Una conferma, in altri termini, che il sistema si sta adeguando anche se la PA appare un po’ in ritardo, soprattutto quella locale. Per Gentili l’adozione delle nuove Linee Guida è un’opportunità per portare avanti i processi di dematerializzazione, che poi significa semplificazione di procedure cartacee complesse.

La nuova Conservazione Digitale

La Conservazione digitale non rappresenta soltanto l’ultima fase del ciclo di vita di un documento, ma deve essere considerata una premessa tecnologica e funzionale finalizzata a orientare ‘ab origine’ la gestione dei documenti elettronici. È necessario, infatti, considerare l’intero processo di gestione, dalla formazione all’archiviazione, passando attraverso approvazioni e firme elettroniche.

Ma come cambia la Conservazione digitale con l’entrata in vigore delle nuove Linee Guida di AgID? “Diventa imprescindibile – ha illustrato Andrea Escalante, Business Consultant Siav – progettare la conservazione del documento fin dalla sua formazione per dargli valore probatorio e salvaguardare la relazione tra documenti”. La Conservazione va quindi rivalutata come un’opportunità che consente di ragionare sui propri processi documentali e realizzare una vera trasformazione digitale. Per fare questo occorre un approccio multidisciplinare e le necessarie competenze normative, archivistiche e tecnologiche.

Da questo punto di vista Siav, azienda informatica specializzata nella gestione dei documenti e dei processi digitali, si caratterizza per le competenze specialistiche maturate nella realizzazione di progetti complessi per aziende ed enti, e si distingue per le capacità di garantire con risorse proprie le attività di analisi, implementazione e supporto.

Forte della sua ventennale competenza in ambito normativo e archivistico, ha costituito un Osservatorio Normativo, un organo di consulenza che offre la solida conoscenza di normative e leggi italiane riguardo la gestione e la conservazione dei documenti.

Oggi Siav è la prima azienda italiana nel settore dell’Enterprise Content Management, e offre software, soluzioni in cloud e servizi di outsourcing per la Gestione Elettronica dei Documenti, il Protocollo Informatico, il Workflow Management, la Fatturazione Elettronica e la Conservazione Digitale. È presente con proprie sedi a Padova, Milano, Genova, Bologna e Roma, e opera anche in Svizzera e Romania. Siav conta oltre 4.000 clienti nel mercato pubblico e privato, con importanti referenze come Adecco, Agenzia ICE, Amadori, Autovie Venete, Bayker, Bottega Verde, Camst, Carpigiani, Cnpadc, Coop e Unicoop, Electrolux, Ferretti Group, Granarolo, ISTAT, Kerakoll, Sacmi, Segafredo, e molti altri.

“Il Sistema di conservazione di Siav garantisce tutti i requisiti dei documenti definiti dal legislatore: reperibilità, leggibilità, integrità, autenticità e affidabilità, attraverso un sistema di regole, procedure e tecnologie” ha sottolineato Escalante.

Le nuove Linee Guida hanno reso ancor più necessario porre attenzione ad alcuni aspetti della conservazione, ampliando le regole sia sul mantenimento dell’oggetto documentale in sé, sia sui dati relativi alle aggregazioni documentali. E ciò in presenza di una maggiore complessità di tutto il processo, come dimostra per esempio il maggior peso dei metadati, il cui numero è aumentato da 5 a 18.

Come le organizzazioni si stanno adeguando alle nuove Linee Guida?

Dal sondaggio istantaneo posto ai partecipanti del webinarè emerso che: da un lato c’è una progressiva acquisizione di consapevolezza del fatto che occorre ragionare sui propri processi documentali, dall’altro quasi un’azienda su tre non ha ancora chiaro come procedere, a dimostrare quanto sia un argomento complesso e non ancora sempre approcciato in maniera sistematica.

Digitalizzare processi aziendali è ancora una scelta?

Per Matteo Zaffagnini, Reponsabile Commerciale Top Consult, non è più un miraggio avere a disposizione un documento con dati sempre aggiornati grazie a processi digitalizzati integrati con sistemi informativi differenti, firmarlo tramite soluzioni di firma elettronica governate da workflow intelligenti e, infine, conservarlo digitalmente a norma di legge. Anzi questa sta diventando ormai una scelta pressoché obbligata sia nelle grandi organizzazioni che nelle piccole. La pandemia ha avuto un impatto decisivo: ha fatto sì che funzionalità prima considerate in molti casi opzionali siano ora viste come scelte obbligate.

Top Consult offre un ampio catalogo di soluzioni per far cogliere alle imprese l’opportunità di portare avanti piani di digitalizzazione all’avanguardia. La sua piattaforma si occupa della gestione documentale a 360° e si integra con i sistemi ERP e CRM presenti sul mercato.

In particolare, TopMedia Social NED si propone come la piattaforma enterprise per la gestione documentale e la collaborazione aziendale sviluppata da Top Consult con un approccio ‘rivoluzionario’ che ha cambiato radicalmente il modo di fare gestione elettronica dei documenti. Essa, infatti, applica i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration, introduce un nuovo modo di lavorare per l’utente e realizza la trasformazione culturale e organizzativa del social business. TopMedia Social NED è disponibile sia on premise che in cloud, mediante un’infrastruttura IT proprietaria ospitata nei data center di Aruba. Tale piattaforma è completamente virtualizzata, assicura livelli illimitati di potenza di calcolo ed elevati standard di sicurezza, business continuity e disaster recovery. “La soluzione – sottolinea Matteo Zaffagnini – si contraddistingue per essere potente e scalabile, capace di lavorare anche in presenza di più utenti collegati contemporaneamente che trattano decine di milioni di documenti grazie a funzioni di load balancing e fault tolerance. E può essere usata da personal computer e da mobile. La soluzione si occupa di tutta la gestione documentale, dalla sottoscrizione di documenti direttamente in digitale alla loro conservazione a norma. Gestisce tutti i documenti contabili del ciclo attivo e passivo”.

Con l’obiettivo di promuovere condivisione di conoscenza e collaboration, Top Consult ha progettato Social Flow, la soluzione che integra i moduli Case Flow e WorkFlow rispettivamente per la gestione collaborativa delle pratiche e per l’automazione dei flussi documentali. Grazie a questi, tutte le conversazioni tra gli operatori e gli automatismi del sistema vengono memorizzati in una bacheca a disposizione degli addetti e accompagnano l’esecuzione del processo (tecnicamente si ricostruiscono le attività svolte attraverso l’analisi dei log, le informazioni prodotte dal sistema stesso). In concreto, tutto ciò che avviene in riferimento a una pratica viene archiviato e reso disponibile facilmente a tutti coloro che ne hanno bisogno per lavorare. A questo si affianca Groupware, un social network aziendale, sicuro e protetto, pensato per i gruppi di lavoro interfunzionali. Gli utenti condividono in uno spazio comune contenuti e messaggi, usano un file sharing evoluto dotato di versioning, check-in e check-out, tracciatura delle operazioni sui documenti, un ambiente di authoring; comunicano fra loro tramite una bacheca. Tutto è tracciato e archiviato. Quando si chiude un gruppo di lavoro, una pratica o un flusso documentale, la loro ‘storia’ viene automaticamente salvata: le conversazioni avvenute nella bacheca, le notifiche inviate dal sistema, tutte le attività di ricerca e archiviazione effettuate sono tracciate e archiviate assieme alla pratica e al flusso documentale realizzando così una vera gestione documentale. C’è poi Easy Contract, la soluzione documentale in Cloud per la sottoscrizione digitale dei documenti, che permette di scegliere il tipo di firma elettronica più adatta in relazione alla tipologia di documento, dal valore economico del documento in firma e dalla valenza probatoria che si vuole ottenere.

Alla domanda: Utilizzate un workflow di firma? Il 64% dei partecipanti ha risposto affermativamente, mentre il 36% si appoggia ancora sulla firma cartacea. Un riscontro atteso dall’esponente di Top Consult che annovera tra i suoi clienti nomi come Pirelli, Prada e San Benedetto.

Documento Digitale, realtà o finzione?

“La tecnologia digitale ha stravolto le regole del passato. Non si tratta di abolire processi collaudati o smantellare postazioni di lavoro, bensì di ripensare quei processi analogici ricorrenti che impediscono di concentrarsi sulle cose essenziali, a cominciare dal successo commerciale dell’azienda” ha dichiarato in apertura Vito Intini, Direttore Generale Italia di ELO Digital Office GmbH.

ELO Digital Office GmbH è uno dei produttori software di riferimento per l’Enterprise Content Management. L’azienda, nata a Stoccarda nel 1998, è cresciuta velocemente fino a diventare una struttura dalla caratura internazionale con sedi in tutti i continenti e una rete mondiale di partnership con integratori di sistema e consulenti IT. Le sue radici affondano nella tradizione del gruppo creato da Louis Leitz: nel 1896, viene sviluppato il raccoglitore Leitz, il primo prodotto ‘fisico’ ideato per la gestione dei documenti e la loro archiviazione (conosciuto come ‘raccoglitore ad anelli’), mentre nel 1996 nasce il ‘raccoglitore elettronico’. Oggi ELO Digital Office conta 800 dipendenti, un migliaio di partner e realizza un fatturato di circa 100 milioni di euro all’anno.

Uno dei suoi prodotti di punta è il modulo ELO DocXtractor: si tratta di un assistente di acquisizione intelligente che analizza ed elabora i documenti da diverse fonti esterne. Inoltre, le informazioni sul documento in questione vengono estratte, confrontate (per esempio con un sistema ERP) e verificate in termini di correttezza con l’ausilio dell’intelligenza artificiale. Il documento viene trasmesso ai sistemi e ai processi a valle: le fatture, per esempio, vengono inoltrate al processo di approvazione corrispondente e possono essere ulteriormente elaborate digitalmente collegandosi a diversi workflow. “I vantaggi – ha precisato Intini – sono diversi: classificazione automatica dei documenti, estrazione intelligente dei contenuti di documenti grazie all’impiego delle più moderne tecnologie di IA, riduzione del lavoro manuale e conseguente riduzione del carico di lavoro dei collaboratori. La capacità di auto-apprendimento permette l’ottimizzazione automatica della percentuale di riconoscimento in background e l’integrazione con i sistemi gestionali aziendali più diffusi. L’ufficio senza carta è quindi una realtà”.

Questa la domanda del sondaggio instantaneo proposto ai partecipanti l’evento: guardando le scrivanie, però, la sensazione netta è che esiste ancora molta carta. Perché? Il 66% degli interpellati ha detto che si tratta di un atteggiamento mentale legato alle persone; il 20% perché i sistemi informativi non sono collegati tra loro, l’8% in quanto si tratta di un lavoro di routine consolidato e approvato dalla direzione, il 7%, infine, perché non è stata affrontata in modo esteso la digitalizzazione.

Le vecchie procedure sono insomma dure a morire e la carta mantiene ancora una sua vitalità e un peso. Ma, come ha ricordato Intini, studi di primarie società di consulting come McKinsey e dello stesso Politecnico di Milano sono giunti alla conclusione che mobilità e flessibilità giocano a favore dei documenti digitali, della dematerializzazione e della sicurezza dei dati, consentiti e diffusi appunto attraverso le recenti tecnologie digitali. Eppure, anche se le tecnologie e le idee non mancano, le conoscenze ci sono, ma persone come le “cartomanti” non demordono ancora.

Le nuove Linee Guida e il ciclo ‘source to pay’

Archivium è il Compliance Hub del Gruppo Digital Technologies, un ecosistema di aziende e di brand che hanno l’obiettivo di automatizzare e digitalizzare tutti gli aspetti della digital transformation. Un provider di soluzioni tecnologiche che rispettano tutte la compliance nazionale ed internazionale. Un percorso iniziato dalla profonda conoscenza dei processi amministrativi, il costante sviluppo di piattaforme tecnologiche a uso interno per poter supportare i clienti nella gestione dei servizi di backoffice amministrativo-contabile, l’handling dei documenti e dei dati, fino alla svolta nella standardizzazione dei framework per lanciarli sul mercato e metterli a disposizione dei clienti. Si tratta di una serie di applicazioni integrate progettate per gestire l’intero processo di approvvigionamento, dal sourcing strategico e dall’analisi della spesa fino al ‘source to pay’ (S2P). “I Dipartimenti Acquisti considerano la suite S2P uno strumento in grado di migliorare le prestazioni aziendali relative alla gestione degli approvvigionamenti – ha spiegato Elena Lauritano, Co Founder e General Manager, Archivium srl . Inoltre, a livello amministrativo queste soluzioni facilitano la gestione delle pratiche grazie all’utilizzo di una singola architettura, consentono di avere una gestione dei dati uniforme e permettono di gestire tutti i fornitori attraverso un unico sistema”.

Ma vediamo le indicazioni di due sondaggi. Il primo ha come tema l’implementazione di un sistema di gestione e visualizzazione dei documenti integrata con i sistemi gestionali? Il 47% ha dichiarato che l’integrazione è parziale, il 26% totale, il 27% di fatto non la reputa di loro interesse.

Il secondo poll riguarda da vicino il metodo S2P. La domanda: come giudicate il grado di automazione nel vostro ciclo ‘source to payment’? Il 53% ritiene sia migliorabile, solo l’11% lo valuta ottimo. È infatti noto che i Dipartimenti che si occupano degli approvvigionamenti sono restii ad adottare queste soluzioni perché tempi lunghi non consentono di ottimizzare il ROI e calcolare con precisione il rapporto tra le risorse che saranno in gioco (tempo trascorso dai team sul progetto, budget in gioco, ecc.) e i vantaggi qualitativi e quantitativi attesi (incremento di efficienza). La presenza di singoli moduli gestiti dai vendor di nicchia, specializzati per esempio nella gestione delle fatture, è un altro ostacolo. In conclusione, le soluzioni S2P comportano diversi vantaggi, e i dipartimenti acquisti li hanno ben recepiti. Non ci sono solo benefici quantitativi e qualitativi, ma anche guadagni di efficienza appunto dei reparti che si occupano degli approvvigionamenti. Questi vantaggi comprendono l’accesso a dati e analisi di spesa dettagliati, che a sua volta si traduce in un miglior controllo della spesa, e in una migliore applicazione dei termini negoziati in fase di contratto.

Approccio integrato alla distribuzione dell’informazione

La grande mole di informazioni che sta sovrastando le organizzazioni impone di superare il tipico approccio della dematerializzazione e della ormai scontata produzione diretta di documenti digitali. “A questo fine occorre – ha dichiarato Alessandro Ciabattoni, Senior Business Process Consultant di it Consult – modellare ed eseguire i processi all’interno dei quali i documenti vengono redatti e gestiti, distribuendo le informazioni, governando la loro registrazione e ricerca in un sistema di protocollo informatico, attuando la conservazione digitale, il tutto in maniera integrata”.

Questa è la visione di it Consult, software house in ambiente Microsoft che opera nei servizi e nello sviluppo di piattaforme software per Business Process, Workflow, Document e Knowledge Management e per tematiche quali Protocollo Informatico a norma AgID, Archiviazione Documentale e Conservazione Digitale a norma. Gli obiettivi di questa azienda sono finalizzati a realizzare strumenti e framework tecnologici atti a supportare le aziende nel processo di migrazione verso nuovi modelli organizzativi, adeguati agli scenari propri dell’economia globale, che sono caratterizzati da grande dinamismo e competitività. Tra i suoi clienti annovera Metropolitana Milanese, Montenegro, Sanlorenzo e Musei Vaticani.

Un punto centrale della strategia di it Consult è la gestione della conoscenza nelle sue quattro declinazioni: esplicita, creabile, incorporata e tacita. Per una gestione e diffusione efficace della conoscenza ha sviluppato dei prodotti specifici, tra cui josh, la piattaforma software integrata, di classe enterprise, per la Organization Intelligence che permette di:

– rendere fluida e agile l’implementazione, l’esecuzione e il monitoraggio di processi organizzativi, con un eccezionale livello di produttività e reattività (è molto facile apportare ai singoli processi i cambiamenti che l’organizzazione richiede);

– non richiede il coinvolgimento di tecnici informatici perché è pensato come strumento orientato al business;

– soddisfare le diverse esigenze di gestione del dato destrutturato (in particolare documenti, processi, competenze).

Tecnicamente è necessario gestire tre componenti fondamentali: la gestione documentale (josh è nativamente integrato con la tecnologia SharePoint di Microsoft); il motore per il disegno, la descrizione grafica e l’esecuzione dei processi aziendali; la mappatura puntuale dell’organizzazione e delle competenze individuali.

I due sondaggi proposti durante l’evento aiutano meglio a comprendere l’operatività delle soluzioni di questa azienda.

Quali sono gli strumenti usati per gestire la conoscenza incorporata, ossia quella racchiusa “nel modo di fare le cose”? Il 49% dei partecipanti si è detto favorevole a procedure scritte e fogli elettronici, il 36% a prassi e consuetudini, l’11% a sistemi di workflow e il rimanente 4% a processi avanzati. Uno scenario ritenuto da Ciabattoni abbastanza aderente alla realtà dei fatti. Secondo sondaggio: avete in mente di implementare la gestione della conoscenza nella vostra organizzazione? Il 45% ha dichiarato si entro nove mesi, il 28% dopo nove mesi, il 15% nel breve (entro tre mesi) e il 3% nel medio periodo (da 3 a 9 mesi).

Una buona gestione della conoscenza consente di reagire più efficacemente ai rapidi cambiamenti organizzativi cui il mercato obbliga tutte le realtà. Infatti, adottare un approccio integrato per la distribuzione della conoscenza e delle informazioni, attraverso l’utilizzo di strumenti tecnologici, consente di ottenere le informazioni e le competenze giuste quando si prendono le decisioni, non ripetere gli stessi errori e non reinventare le stesse soluzioni, creare nuova conoscenza e trasferire fra le persone quella che l’azienda già possiede, facilitare lo sviluppo delle competenze delle risorse umane, aumentare la soddisfazione dei dipendenti, che lavorano in un ambiente più stimolante e, di conseguenza accrescere la soddisfazione dei clienti e la redditività. Tutti fattori non ottenibili dalla sola gestione digitale del documento, ma da una gestione integrata tra i sistemi, le persone e i processi aziendali. Questo permette non solo la distribuzione dell’informazione ma, soprattutto, la sua valorizzazione nel tempo.

Nuove opportunità con le nuove Linee Guida AgID

Per Fabio Omar El Ariny, Partner di DocFlow le nuove Linee Guida hanno migliorato i processi di gestione dei documenti e questo motivo dovrebbe spingere le organizzazioni a intensificare il loro uso.

L’entrata in vigore delle nuove Linee Guida AgID, che definiscono e semplificano il trattamento dei documenti informatici, apre infatti la possibilità di cogliere appieno i benefici della digitalizzazione. Ora si può gestire in tranquillità l’intero ciclo di vita del documento in modalità informatica, da quando si forma a quando lo si conserva, passando per la sua verifica, modifica, approvazione, firma e distribuzione, rispettando tutte le disposizioni e gli obblighi di legge e guadagnando innumerevoli benefici in termini di efficienza operativa ed efficacia di processo.

DocFlow realizza soluzioni che massimizzano i benefici della digitalizzazione in tutti i settori dell’azienda, mettendo al riparo l’organizzazione dai rischi della non compliance e rendendo il lavoro più piacevole, efficiente e profittevole. Ma la loro implementazione non è solo un dovere, ma un’opportunità ‘conveniente’.

Il focus di DocFlow è la trasformazione dei processi lavorativi decisionali e collaborativi a bassa copertura digitale. Lo spirito innovativo, profondamente radicato in DocFlow, ha generato già parecchi anni fa la consapevolezza che ECM e BPM sono fattori abilitanti per creare una nuova tipologia di applicazioni. Questo si traduce a fine Anni ‘90 in un importante progetto per la gestione dei documenti e dei processi amministrativi di una prestigiosa azienda italiana annoverata tra le ‘Fortune 500’: milioni di documenti e migliaia di attività quotidiane sono orchestrate ancora oggi con successo dalle soluzioni DocFlow. A partire da questa straordinaria esperienza nel corso degli anni, DocFlow ha continuamente accresciuto le competenze sui processi collaborativi, la conoscenza dei processi di business e le capacità di system integration e ha realizzato più di 500 applicazioni che accompagnano le aziende nel percorso di trasformazione digitale.

Yubik è la piattaforma DocFlow di Digital Content & Process Management che consente di disegnare e realizzare processi destrutturati e di natura collaborativa gestendo in modo semplice e rapido tutte le varianti di processo. Tra le soluzioni che DocFlow propone per cogliere appieno i vantaggi della digitalizzatione c’è Yubik Communication Hub, che consente alle aziende un’efficace gestione della corrispondenza in ingresso e in uscita, comprese le PEC aziendali; Yubik Approve, un ecosistema digitale, costituito da un mix di tecnologie e applicazioni, che permette di digitalizzare processi di lavoro senza trascurare la necessità di firmare, trattare e conservare i documenti allegati tracciando inoltre tutto lo scambio di comunicazioni interno ed esterno al gruppo di lavoro ed infine Yubik Human Resources per la gestione della documentazione dei dipendenti grazie all’introduzione del Fascicolo del Dipendente e all’orchestrazione dei processi collaborativi che lo alimentano.

Conclusioni

Oltre tre miliardi di firme digitali remote, generate nel solo 2019 e oltre venti milioni di dispositivi attivi. Bastano questi dati, contenuti nel monitoraggio che l’Agenzia per l’Italia Digitale effettua sui dati forniti dai certificatori accreditati, a raccontare come la firma digitale si sia ormai da tempo trasformata in un fenomeno che riguarda il nostro Paese su una scala molto larga. Grazie a essa è possibile sottoscrivere documenti digitali, con pieno valore legale, con il semplice utilizzo di alcuni software. Basta pensare, tra i tanti, al caso dell’utilizzo di firma digitale per le fatture elettroniche.

Si prevede che il mercato della firma digitale raggiungerà, secondo Allied Market Research (AMR), i 3,44 miliardi di dollari già entro il 2022, il che indica un CAGR di circa il 30% nel periodo tra il 2016 e il 2022. AMR è un’organizzazione di ricerche di mercato e consulenza che fornisce rapporti di ricerca e approfondimenti a piccole, medie e grandi organizzazioni aziendali per aiutarli a prendere le decisioni giuste. La società di ricerca sottolinea che i fattori che spingono la crescita del mercato della firma digitale sono la riduzione dei costi per l’efficienza delle operazioni e l’accettazione dell’uso della firma digitale nella comunicazione e nei processi interni alle imprese. La crescente necessità di disporre della sicurezza dei dati e di un’autenticazione adeguata a causa di attacchi informatici persistenti sono altri fattori che stanno determinando la necessità di soluzioni di firma digitale nel mercato.



Gian Carlo Lanzetti

Una esperienza di oltre 30 anni nel marketing strategico e come analista di mercato in una grande corporation dell’ICT. Esperienza completata come freelance di lunga data nei settori delle TLC, dell’IT, dell’elettronica, della logistica, delle tecnologie alternative e della finanza. Con una consolidata collaborazione con tutte le principali testate ...

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